Fokus på Event

Fokus på event är vårt egna årliga arrangemang där vi samlar branschen, kunder, leverantörer och andra samhällsaktörer som har det gemensamt att man arbetar med möten och event på ett eller annat sätt. Syftet med konferensen är både att ge kunskap och inspiration som bidrar till att skapa effektivare och bättre arrangemang, men också att vara en mötesplats för nätverkande, utbyte av erfarenheter och diskussioner kring våra gemensamma utmaningar.



Fokus på Event 2019 – nå bättre effekt med dina event och möten

Detta bildspel kräver JavaScript.

Den 8 februari bjöd Skånska Branschrådet för Möten och Event för tredje gången in till Fokus på Event – en konferens för såväl leverantörer, kunder och andra samhällsaktörer. Temat för året handlade om hur man når långsiktiga effekter med sina möten och event och vi fick höra flera spännande exempel på event där en genomtänkt strategi skapat affärsnytta.

Kristian Rankloo, IKEA, inledde dagen med att berätta om några stora publika event från både IKEA och tidigare arbetsgivare. Den röda tråden var att man valt att man samarbeta med olika externa partners, bl.a. när IKEA gjorde en workhack i New York där personer med funktionsnedsättningar gav idéer för nya och förbättrade produkter. Samarbeten kan både leda till nya kreativa lösningar men också bidra till större intresse för arrangemangen. Ett annat exempel är IKEA:s kommande event vid Chelsea Flowershow där man skapar än ”ätbar” monter tillsammans med designern Tom Dixon för att lyfta fram sina satsningar inom urban odling.

Kristian lyfte också fram att briefen alltid är a och o för eventarbetet. Kan man inte svara på varför man gör ett event bör man inte genomföra det överhuvudtaget. Briefen gör det också lättare att i ett tidigt skede förankra internt, så att eventteamet sedan kan få sköta arbetet i fred.

KristianochCharlotte

Charlotte Grimlund, Step2 Communication (ersatte Karin Frisell som tyvärr var sjuk) pratade om vikten av en bra pitch och hur eventarbetet kan styras genom en tydlig process:

  1. Vad & Varför: analysfasen säkerställer att man träffar rätt med sina aktiviteter och sparar i det långa loppet tid. Det är dessa frågor pitchen ska handla om, inte lösningarna.
  2. Hur: koncept- och idéfasen och den ”roliga” delen av projektet där alla vill var med. Viktigt att denna del utgår från svaren i analysfasen.
  3. Produktion & leverans: själva aktiveringsfasen där mötet/eventet skapas.
  4. Effekt & uppföljning: resultatfasen. Har leveransen levt upp till syfte och mål? Hur jackar eventet in i företagets större plan? Är nästa steg planerat?

Det är inte ovanligt att man slarvar förbi steg 1 och går direkt på lösningen med risken att man inte uppnår önskade effekter och verkligen levererar affärsnytta. Många vittnade om problemet med att få gehör för att arbeta på ett strukturerat sätt med sina event och Charlotte menade att det krävs både modiga beställare som kan driva processen internt och leverantörer som vågar ställa krav på sina kunder.

Simon Strandvik, Greentime, gav oss en crash course i hållbara evenemang. Det finns många aspekter att ta hänsyn till och ett bra sätt att börja är att välja de insatser som faktiskt ger störst effekt. I det flesta fall är det transporterna till och från ett event som står för den största klimatpåverkan. Det finns också stora hållbarhetsvinster att göra genom att tänka igenom vilken mat man serverar – går det t.ex. att ersätta kött och mejerivaror med annat. Utöver miljömässig hänsyn, handlar det också om att vara inkluderande för alla typer av människor och t.ex. inte diskriminera besökare med funktionsvariationer.

I nuläget drivs hållbarhetsfrågorna framför allt av de större företagen som även måste hållbarhetsredovisa. Oavsett storlek på företaget ska hållbarhetsarbetet inte vara en ad-on, utan bör kopplas till de övergripande affärsmålen. För att hjälpa företag att strukturera arbetet har Greentime utvecklat verktyget Hållbara Evenemang.

SimonochMagnus

Sist ut var Magnus Sallbring från Atea, som berättade om den kulturresa företaget gjort under mer än tio år och hur den bidragit till Ateas kraftiga ekonomiska tillväxt. Atea är ett värderingsdrivet företag, där man satt medarbetarna först och skapat ”det bästa laget”. Effekten har blivit att man i högre grad attraherat kunder, som också genom relationen blivit en del av Ateas kultur. Följden av det är att man blivit mer intressant för olika partners. De har fått ekonomin och kulturen att gå hand i hand.

Möten och event har varit en viktig del i Ateas kulturresa. De har låtit människorna fysiskt levandegöra visionen och budskapet, bl.a. vid deras ”träningsläger” för personalen men också vid Ateas mycket uppskattade boot camps där även kunder och partners deltar. Andra exempel på hur budskapen blir kreativa upplevelser är ”Game of Phones” med fokus på hållbarhetsfrågan och en annorlunda toalett i Almedalen för att belysa hur viktig transparensen är för att visa att man tar ansvar.

Magnus menar att man visst kan arbeta mot flera målgrupper samtidigt och få flera saker att samverka istället för att driva en aktivitet mot en målgrupp i taget. Ett råd han skickade med var att man inte ska ändra sönder framgångsrika koncept, utan våga vara uthållig.

Mat2

Det var högt i tak under dagen och många delade med sig av sina egna erfarenheter. Kring borden diskuterade vi t.ex. vad det är som ofta händer när det uppstår problem i eventarbetet:

  • När beställaren inte är tillräckligt beslutsmässig.
  • När arbetet med möten och event inte hanteras som en del av affärsverksamheten, utan som en separat marknadsaktivitet.
  • När små detaljer eller till och med onödiga saker får ta för stor plats i diskussionerna, t.ex. såsen till middagen eller färgen på mattan.
  • När processen är rörig och ineffektiv för att det finns för många olika kontaktytor både hos beställare och leverantör istället för att arbetet styrs och koordineras av en projektledare.
  • När alldeles för lite dokumenteras och bara finns i enstaka personers huvuden.
  • När man inte stämt av ordentligt att man menar och förväntar sig samma sak.

Dagen avslutades med en närproducerad nätverkslunch serverad av Lokal 17 – givetvis vegansk liksom övrig mat under dagen.

Hoppas vi ses nästa år igen!

Se gärna vår film från Fokus på Event 2018.
2018 var konferensens tema hur vi tillsammans stärker Skåne som eventregion.